Leistungsüberblick von PlanTeam-SPACE:

Im digitalen Projektschrank werden alle Dokumente und Pläne abgelegt.
Dem Nutzer steht dafür eine individuelle Baumstruktur aus Fächern, Unterfächern, Ordnern und Mappen zur Verfügung.

Für diese digitale Ablage können beliebige Strukturen definiert werden, die die gewohnte Arbeitsweise der Benutzer und die etablierte Ablage des Unternehmens abbilden.
Eine Fixierung (Schreibschutz) auf definierten Ebenen (festgelegte Struktur) sowie die Möglichkeit der freien Gestaltung für von der Fixierung ausgenommene Ebenen sind auf der Projektplattform konfigurierbar.

Die vorhandene Baumstruktur von Projekten im Projektraum steht für das Einrichten weiterer Projekte als Schablone zur Verfügung.

Pläne und Dokumente können in die Dokumentation importiert werden. Dies kann als Dokument oder als Referenz erfolgen.
Somit sind beliebige URLs und Informationen über Dokumente, die in Papierform vorhanden sind, einstellbar.

Referenzen (Links) und Verknüpfungen zu weiteren Dateien, Anlagen und CAD-Referenzen (XREFs) sind ebenfalls gewährleistet. Durch Upload (Hochladen) eines Zip-Archives ist ein automatischer Import und Einsortieren von beliebig vielen Dateien in die Projektdokumentation möglich. Das Hochladen und Kodieren mehrerer Pläne und Dokumente direkt aus dem Dateisystem ist per Drag & Drop einfach und effizient möglich.

Die Metadaten, die das Dokument eindeutig beschreiben, werden beim Hochladen in den Projektraum gepflegt. Ebenfalls werden Metadaten direkt aus der Plan- und Dokumentenkodierung oder aus den Metadaten von PDF-Dokumenten und Fotos bestimmt.

Jeder Plan und jedes Dokument kann, sofern der Nutzer entsprechende Zugriffsrechte hat, heruntergeladen werden. Der Zugriff auf Pläne kann ebenfalls über den Bearbeitungsstatus (Archiv, Gesperrt, In Bearbeitung) gesteuert werden.

Es können beliebig viele Pläne und Dokumente von beliebigen Ablageorten der Dokumentation in einem Downloadbereich gesammelt und gleichzeitig auf den lokalen Rechner heruntergeladen werden. Wenn ein Dokument bearbeitet wird, können die Projektbearbeiter durch Anpassen des Status "In Bearbeitung" hingewiesen werden.
Der integrierte Downloadmanager informiert den Nutzer über den Fortschritt der Download-Vorgänge.

Jeder neue Bearbeitungsstand eines Planes wird in einem neuen Index dokumentiert. Der aktuelle Stand eines Planes ist somit sofort erkennbar.

Zusammengehörige Dokumente, wie bspw. DWG-, PDF- und Plotdateien desselben Planes, können in einem Index abgelegt werden. Auch weitere Dokumente (wie z.B. Anschreiben / Kalkulationen) und Stahllisten können zu einem Index hinzugefügt werden.
Die Protokollierung sämtlicher Bearbeitungen mit Aufzeigen des letzten Bearbeiters und des letzten Bearbeitungsdatums (Personen-/Zeitstempel) ist auf der Projektplattform integriert.
Eine lückenlose Dokumentation aller Änderungen ist jederzeit gegeben.

Eine automatisierte Ablage von Plänen und Dokumenten ermöglicht eine optimale Koordination und dient der Prozessoptimierung. Die Benennung der Dateien folgt dabei einer exakten Kodierung, die auch direkt beim Einstellen von Plänen oder Dokumenten vergeben werden kann.

Mit der Kodierung wird jeder Plan oder jedes Dokument eindeutig identifiziert. Die Kodierung kann von Ihnen vorgegeben werden. Eine grafische Zusammenstellung der hinterlegten Kodierung kann im Projekt jederzeit aufgerufen werden.

Projektbearbeiter können sich die Eigenschaften sämtlicher ihnen zugänglicher Pläne und Dokumente sowie anderer Elemente der Ablage anzeigen lassen. Hier werden z. B. das Einstellungsdatum, der Bearbeiter oder die Lese- und Schreibrechte sichtbar. Die kompletten Kommunikationsvorgänge sind bei jedem Dokument aufgelistet.

Hiermit kann angezeigt werden, wann das Dokument eingestellt wurde, wer es bereits gelesen bzw. welchen Status es hat oder welche Freigaben vergeben wurden. Es können beliebige weitere nutzerspezifische Attribute oder Metadaten für ein Dokument bzw. einen Plan definiert werden. Auch die Möglichkeit, Bemerkungen anzufügen, ist über Kommentare gegeben.

Die Daten werden über eine sichere SSL-Verschlüsselung mit einer Schlüssellänge von 2048 Bits übertragen. Damit sind diese vor unbefugtem Zugriff während der Übertragung geschützt. Auch verschlüsselte Dokumente können auf der Projektplattform problemlos verwaltet werden.

Pläne und Dokumente (Excel, Word, PowerPoint, PDF) können online bearbeitet werden. Nach der Änderung werden die Dokumente als Kopie oder neue Version des Ursprungsdokumentes auf die Plattform automatisch übernommen, so dass die durchgeführten Änderungen immer nachvollzogen werden können

Während der Bearbeitung steht der Plan oder das Dokument für andere Nutzer mit dem Hinweis "In Bearbeitung" zur Verfügung. Damit wird die inhaltliche Zusammenarbeit an einem Dokument oder einem Plan unterstützt.

Dokumente und Pläne im PDF-Format können online kommentiert oder digital unterschrieben werden.
Für Pläne steht für die berechtigten Bearbeiter aufgrund deren Aufgabenzuordnung online eine Redlining-Funktion (Rotstiftfunktion) zu Verfügung, die bei Bearbeitung der digitalen Zeichnungen das Anbringen von änderungshinweisen und Anmerkungen ermöglicht und dadurch zur Abstimmung der Planung beiträgt.

Die Bemerkungen der einzelnen Beteiligten können in verschiedenen Farben (individuelle Farbzuordnung) erfolgen. Für jeden Kommentar oder Anmerkung sind der Bearbeiter und die Bearbeitungszeit im Plan ersichtlich. Die Ausschaltung von Layer-Ebenen zur besseren Übersichtlichkeit ist ebenfalls unterstützt.

Pläne und Dokumente können auch bei Offline-Bearbeitung von dem aktuellen Bearbeiter gesperrt und nach Bearbeitung wieder freigegeben werden. Gesperrte Dokumente können nicht von den Projektbeteiligten angesehen werden.

Bereiche der Ablagestruktur, die keine Dokumente enthalten, werden optional ausgeblendet oder entsprechend als leer markiert. Wird in diesen Bereich ein Dokument eingestellt, wird die Ablage wieder sichtbar. Damit wird die Übersichtlichkeit in großen Ablagestrukturen unterstützt.

Durch das Versionsmanagement wird sichergestellt, dass immer nur mit der aktuellen Version eines Dokuments weitergearbeitet wird. Die Versionshistorie jedes Dokumentes ist bei diesem übersichtlich aufgelistet.

Über die Vergabe von Freigaben an Pläne und Dokumente werden Prüfungsprozesse optimiert und nachvollziehbar dokumentiert.
Einfache Prüfungsprozesse werden durch die Vorab-Initialisierung von Plänen und Dokumenten mit offenen Freigaben und die Festlegung von Folgefreigaben unterstützt, wobei eine Beschränkung auf bestimmte Kodierungen (z.B. nur Pläne der LPH 5) möglich ist. Komplexere Prüf- und Planlaufprozesse lassen sich über Workflows mit vorgegebenen Bearbeitungsstationen, zu gebenden Freigaben, zu erledigenden Aufgaben und die dafür vorgesehene Bearbeitungszeit abbilden.

Zusätzlich können die Lese- und Schreibrechte von Dokumenten durch Erteilen von Freigaben gesteuert werden. Das bedeutet z.B., dass Dokumente erst nach der Freigabe vom Fachplaner für die ausführenden Firmen zum Download zur Verfügung stehen.

Darüber hinaus ist es über Festlegung von Stempeln möglich, Freigabeinformationen automatisch in den Plankopf zu übernehmen. Eine zusätzliche Bearbeitung des Plankopfs entfällt hiermit.
Eine umfangreiche Suche nach Freigaben, die Darstellung des Freigabestatus an Plänen und Dokumenten und von Freigaben im Terminkalender ermöglicht ein effektives Controlling des aktuellen Bearbeitungsstandes.

Über ein Abonnement kann man sich über jede Änderung in der Dokumentation oder Vergabe von Freigaben benachrichtigen lassen.
Jeder Projektbeteiligte kann beliebige Teile der Projektstruktur abonnieren und festlegen, wann und in welchen Abständen er über Änderungen per E-Mail informiert werden möchte.

Pläne und Dokumente können direkt aus der digitalen Projektdokumentation heraus an einen Reprodienstleister versendet werden.

Die Anschreiben für die Empfänger der gedruckten Pläne und Reprodruckaufträge werden automatisch erstellt und dokumentiert. Der Reprodienstleister erhält alle Unterlagen und Informationen, um die Pläne zu drucken und den Empfängern zusenden zu können.

In den aus der Projektplattform versendeten E-Mails und Verteilungen werden Links generiert, die den Empfänger der E-Mail sofort entweder an die Ablage der gesammelten Dokumente oder zu jedem einzelnen verteilten Dokument leitet. Jede Person eines Verteilers erhält so sicheren und schnellen Zugriff auf die richtigen Daten.

Pläne und Dokumente lassen sich für das aktive Controlling direkt mit Terminen und Aufgaben inklusive Erinnerungsfunktion verknüpfen. So zeigt eine Übersicht am Dokument die verknüpften Termine und Aufgaben. Umgekehrt sind am Termin bzw. an der Aufgabe die verknüpften Dokumente aufgelistet.

Vorschaulisten für die Verwaltung von termingerechten Planabgaben werden von der Projektplattform automatisch erstellt, in die Projektdokumentation übernommen und per E-Mail an die verantwortlichen Personen gesendet.

Zu jedem Dokument werden Voransichten (für die schnelle Darstellung und für die Miniatursicht) auf der Projektplattform automatisch generiert. Diese verschafft dem Anwender einen sofortigen Überblick über den Inhalt des Dokumentes, z. B. eines CAD-Planes oder eines Fotos. Das Dokument muss für die Erstellung und Betrachtung der Voransichten nicht geladen und geöffnet werden.

Eine detaillierte Darstellung des Planinhalts von CAD-Dokumenten bietet eine pdf-Voransicht mit stufenlosem Zoom. Diese Darstellung wird in Ausgangsjournalen protokolliert, sodass eine Nachverfolgung der Zugriffe gewährleistet ist.

Für alle MS-Office-Dokumente wird automatisch eine Voransicht erstellt und in der Galerie gezeigt. Darüber hinaus steht ein integrierter Office-Viewer zur Verfügung, der das Ansehen der Dokumente ohne vorheriges Herunterladen ermöglicht.

Sie können nach allen Ihnen zugänglichen Plänen und Dokumenten mit Einbeziehen von allen bekannten Informationen (Metadaten) effizient suchen. Die Suche mit Wildcards wird unterstützt. Aus dem Planschlüssel (Namenskonvention für Pläne) können ebenfalls Kriterien abgeleitet werden, nach denen gesucht werden kann.

Volltextsuche ist ebenfalls in der Projektplattform integriert. Dabei werden alle Dokumente (z.B. PDF-Dokumente, Office-Dokumente, Präsentationen, Tabellen etc.) und die zugehörigen Metadaten auf ihren Inhalt hin durchsucht.

Behalten Sie den Überblick über den aktuellen Planungsstand und lassen Sie sich für ausgewählte Bereiche oder die gesamte Dokumentation die jeweils letzten Versionen von Dokumenten und Plänen anzeigen.

Filtern Sie gezielt die in einer Ablage enthaltenen Dokumente nach frei definierbaren Kriterien. Dies ermöglicht eine übersichtliche Kontrolle und schnellen Zugriff auf die benötigten Dokumente.

Die festgelegten Kriterien und die gewünschte Darstellung der Ergebnisse können dauerhaft als Bericht gespeichert werden und stehen somit während der gesamten Projektbearbeitung zur Verfügung.

Das frei verfügbare SVG-Format wird vom PlanTeam-SPACE aktiv unterstützt. Sie können diese Funktionalität dazu nutzen, Ihre CAD-Unterlagen als SVG-Dateien mit aktiver Graphik zur Auswertung (beispielsweise für Raumeigenschaften oder Planungsänderungen) und Visualisierung anderen Projektteilnehmern zur Verfügung zu stellen.

Für Fotos und weitere Bilddateien werden automatisch von der Projektplattform Voransichten in verschiedenen Größen erstellt, die eine übersichtliche Darstellung auf einen Blick ermöglichen.

Alle Bilddateien können effektiv online bearbeitet und als Voransicht für die weiteren auf der Plattform verwalteten Daten konfiguriert werden. Ein Wechseln von tabellarischer zur Kachelsicht sowie die Darstellung in Miniatursicht sind in der Ablage möglich.

Die Metadaten, die mit den Bildinformationen gespeichert sind (z.B. Autor, Koordinaten, Inhalt, Stichworte) sind auf der Projektplattform dargestellt und stehen zur Recherche zur Verfügung. Auch weitere nützliche Suchmöglichkeiten wie Dublettenerkennung, Suche nach ähnlichen Bildern oder Gesichtserkennung sind im PlanTeam-SPACE integriert.

Das Löschen von Dokumenten unterliegt im PlanTeam-SPACE strengen Vorgaben.

Dokumente können je nach Vorgabe nur dann gelöscht werden, wenn diese noch nicht anderweitig heruntergeladen wurden, oder nur in den Papierkorb verschoben werden. Damit wird sichergestellt, dass keine Dokumente verloren gehen. Der Papierkorb kann mit den entsprechenden Rechten endgültig geleert werden.

Eine übergreifende Zuordnung von Dokumenten ermöglicht eine vereinfachte Pflege und Aufbereitung der Vertragsunterlagen.

Alle Vertragsdokumente erhalten durch ein vorangestelltes Symbol, die Zuordnung zu einem Vertragstyp und die Darstellung einer spezifischen Eigenschaftenseite eine hervorgehobene Kennzeichnung. Dies erhöht die Übersichtlichkeit im Vertragsmanagement und unterstützt eine effiziente Bearbeitung.

Ihre Vertragstermine behalten Sie in der Kalenderübersicht im Blick. Um wichtige Termine (z.B. Vertragsabläufe, Kündigungstermine, Bearbeitungsfristen, etc.) einzuhalten, unterstützt Sie eine automatische Erinnerungsfunktion mit Versand von E-Mails und Hinweisen beim Anmelden am PlanTeam-SPACE.

Um Sie bei Ihren Arbeitsabläufen zu unterstützen, können Sie Prozesse mit allen relevanten Aufgaben, Freigaben, Benachrichtigungen, etc. definieren und Steuerung der Vertragsbearbeitung übernehmen.

Der Status Ihrer Vertragsunterlagen kann durch Freigaben für alle Beteiligte sichtbar gemacht werden. Ebenso kann dieser bei der Suche nach Verträgen berücksichtigt werden.