Leistungsüberblick von PlanNet:

Immer wiederkehrende Arbeitsabläufe werden als Vorlage abgelegt, um sie sowohl inhaltlich als auch zeitlich zu definieren. Soll der Prozess beginnen, muss die Vorlage nur noch mit den tatsächlichen Dokumenten gefüllt und der Prozess gestartet werden.

Ad-hoc-Workflows können ebenfalls definiert und während der Durchführung nach den Gegebenheiten flexibel angepasst werden.

Durch Zeitvorgaben sind alle Beteiligten eines Prozesses an eine klare Terminplanung gebunden. An diese Vorgaben können sie sich erinnern lassen. Sie werden automatisch in den persönlichen Terminkalender eingetragen.

Jeder Prozessbeteiligte bekommt Aufgaben zugewiesen, die er in der angegebenen Zeit zu erledigen hat. In PlanNet sind diese Aufgaben vordefiniert und können zudem mit spezifischen Eigenschaften wie Verweildauer und Erinnerungszeit verknüpft werden.

Bei jeder Aktion des Plan- bzw. Dokumentenlaufes bzw. des laufenden Prozesses können bestimmte weitere Aktionen automatisch initiiert werden (z. B. Versand einer Info-E-Mail / Ausdrucken eines Dokumentes etc.).

Ein aktiver Prozess ist jederzeit einsehbar. Die Beteiligten wissen zu jedem Zeitpunkt, wo und wie lange ein Dokument an einer Bearbeitungsstation verweilt und welche Aufgaben zu erfüllen sind. Zugriffsmöglichkeiten auf Workflowschritte durch die offizielle Vertretung und den Vorgesetzten sind im System integriert.

Zur Unterstützung des aktiven Prozesscontrollings werden Planläufe und zugehörige Balkendiagramme (SOLL oder IST Vergleich) graphisch im Standard Webbrowser dargestellt.

Für das Projekt, jedes Projektmitglied, jedes Dokument und für jeden Vorgang werden die Termine verfolgt. Alle Aktivitäten und die dazugehörigen Austauschvorgänge wie Senden und Empfangen von Plänen und Dokumenten werden protokolliert und sind jederzeit lückenlos nachvollziehbar

Leistungsfähiges Suchen nach Terminen, den verantwortlichen Personen, Aufgaben und Ausführungsstatus garantiert schnelle Ergebnisse, die in frei definierbaren Berichten dargestellt werden können.

Die digitale Freigabe für Pläne und Dokumente optimiert den Prozess der Dokumenten- und Planprüfung. Freigabeprozesse können durch vordefinierte Workflows angestoßen werden.

Der Freigabestatus ist jederzeit nachvollziehbar. Freigaben werden dokumentiert und können lückenlos nachvollzogen werden.

Mit Freigabebedingungen lässt sich der Ablauf der Prozesse steuern und verschiedene Szenarien in einem Workflow ausführen.

Jeder zuvor für den Workflow ausgewählte Bearbeiter erhält eine E-Mail, wenn der nächste Workflowschritt, in welchen er eingebunden ist, ansteht.

Die E-Mail weist dem Bearbeiter die zu erledigende Aufgabe zu und enthält Informationen zum Charakter der Aufgaben, dem Ordner- sowie Dokumentennamen, dem Auftraggeber des Workflowschritts sowie eine Anleitung bzw. einen Kommentar zur Bearbeitung der Aufgabe. Über einen in die E-Mail eingebetteten Link kann der Bearbeiter direkt auf das zu bearbeitende Dokument zugreifen.

Diese E-Mail sowie die Kenntnisnahme über den Workflow werden automatisch generiert.

PlanNet ermöglicht eine Auswertung und Darstellung von Signaturinformationen in pdf-Dokumenten, die auch im Rahmen der Workflow-Steuerung entsprechend berücksichtigt werden können. Damit ist es möglich, nur digital signierte Dokumente oder Pläne zuzulassen.

Zur Steuerung der Zugriffsrechte und bei komplexen Workflows zur Verbesserung der Übersichtlichkeit werden Teilprozesse in Folge- bzw. untergeordnete Workflows ausgegliedert. Die Anwender haben nur auf Workflows Zugriff, an denen sie beteiligt sind.

Eine effektive Suche nach Workflows und enthaltenen Stationen mit Angabe von Zustand, Freigaben und zu erledigenden Aufgaben steht in PlanNet zur Verfügung.