Leistungsüberblick von stepFM:

Alle neu eingestellten Dokumente sowie alle neuen Aufgaben, Termine, aktuelle Arbeitsstationen in einem Prozess und neue E-Mails und Nachrichten werden in den Neuigkeiten der Liegenschaft übersichtlich dargestellt.

So ist das Liegenschaftsmitglied an zentraler Stelle über alle Neuigkeiten informiert und kann von hier aus agieren.

Zum Erstellen von E-Mails und Nachrichten steht ein umfangreicher Nachrichten-Editor zur Verfügung. Nachrichtentexte können farblich hervorgehoben und Signaturen angehängt werden. Eine Priorisierung der E-Mails ist ebenso möglich wie die Angabe, wann eine Antwort erwartet wird.

Aus stepFM können E-Mails mit oder ohne Anhang (Link auf die Dokumente) versandt werden.

Auch für alle weiteren Objekte, wie z.B. Ablageorte, Räume, Workflow-Stationen u.v.m. können Links in den E-Mails mit versandt werden. Hierbei können auch Personen adressiert werden, die nicht im System eingebunden sind.

Auf diese kann der Empfänger antworten und die Antwort-E-Mail bei Bedarf mit einem neuen Anhang versehen. Die im Nachrichtencenter bereitgestellte Darstellung des E-Mailverlaufs enthält die gesamte Konversation aus versendeten E-Mails bzw. Nachrichten und die zugehörigen Antworten.

E-Mails zu einer Liegenschaft (gesendet an die E-Mail Adresse der Liegenschaft) können direkt in stepFM empfangen werden. Auf die E-Mails können berechtigte Personen (Empfänger der E-Mails) zugreifen.

Eine Verbindung zwischen der Dokumentation und der zugehörigen Kommunikation in einem System ist damit ohne zusätzlichen Aufwand gegeben. Der Text der E-Mails und die Anhänge von E-Mails können direkt in die Dokumentation übernommen werden.

Alle E-Mailanhänge und die E-Mailtexte mit Sender- und Empfängerinformationen können direkt in die Ablage der Liegenschaft strukturiert übernommen werden. Eine aufwändige Suche nach Dokumenten in den E-Mailanhängen entfällt dadurch.

E-Mails aus Outlook werden als msg-Dateien übernommen und als E-Mails gekennzeichnet. Bei der Übernahme können die msg-Dateien entpackt werden, wobei enthaltene Anhänge als Anlagen zum E-Mailtext gekennzeichnet werden.

Verfasste Nachrichten und E-Mails können als Entwürfe und Vorlagen gespeichert werden und stehen so einer späteren oder wiederkehrenden Bearbeitung zur Verfügung.

Das Nachrichtencenter bietet Ihnen einen Überblick über alle ein- und ausgegangenen E-Mails und Nachrichten in chronologischer Abfolge und sortiert nach Absender und Empfänger. Die Liste der Nachrichten kann darüber hinaus gefiltert dargestellt werden, z. B. nach der Anzeige der Nachrichten der letzten 3 Tage.

Eine inhaltliche Strukturierung der E-Mails ganz nach Ihren Anforderungen und Wünschen wird über die persönliche E-Mailablage realisiert, in der die E-Mails beliebig verknüpft werden können.

Im Nachrichtencenter können E-Mails und Nachrichten beantwortet, weitergeleitet oder neu bearbeitet werden. Bei der Weiterleitung bleiben Anhänge erhalten. Durch ein neues Bearbeiten einer E-Mail spart sich der Anwender die Neueingabe der Adressdaten und des Inhaltes.

Nachrichten werden nur intern innerhalb des Systems versendet und empfangen. Dadurch ist die komplette Kommunikation nachvollziehbar und vor unbefugten Zugriff geschützt.

Ein paralleles zusätzliches Versenden von Nachrichten zu jeder E-Mail ist projektweise konfigurierbar.

Alle Abonnements, die abgeschlossen wurden, werden im Nachrichtencenter in einer Übersicht dargestellt. Die Einstellungen der einzelnen Abos wie Intervall und Informationsumfang können hier schnell eingesehen und bearbeitet werden.

Verteiler vereinfachen die Kommunikation durch vordefinierte Empfängerlisten und Empfangsein-stellungen. Format, Anschreiben, Übertragungsmedium und Übertragungsweg können flexibel zusammengestellt werden.

Neben vordefinierten Verteilern für die Gruppen und Teams der Liegenschaft kann jeder Beteiligte seine persönlichen Verteiler nach seinen Anforderungen festlegen.

Alle Kommunikationsvorgänge eines Dokumentes werden im Ein- bzw. Ausgangsjournal in einer lückenlosen Historie dargestellt. Dadurch ist für jedes Dokument ersichtlich, wann und durch wen es erstellt und bearbeitet wurde.

Aus dieser Journalübersicht können unterschiedliche Berichte generiert werden.